Bazy Danych w MS Access - Wstęp

Większość zadań maturalnych i egzaminacyjnych z baz danych (szczególnie w formacie CKE) opiera się o pobranie trzech lub czterech powiązanych ze sobą plików .txt i wyciągnięcie z nich wartości. Jednym z najbardziej przyjaznych w tym celu narzędzi jest biurowy potwór z pakietu Office: Microsoft Access.

Aby w ogóle zacząć używać jego potęgi w postaci "wyklikiwania" zapytań myszką, musimy te pliki z neta przenieść do systemu i nauczyć go, że ze sobą współpracują.

1. Importowanie Tabel (Pliki TXT)

Zazwyczaj pliki na maturze oddzielone są znakami tabulacji (TABS) i posiadają w pierwszym wierszu nagłówki kolumn.

1. W górnym pasku MS Access wejdź w zakładkę Dane Zewnętrzne (External Data).
2. Z bloku "Importowanie" wybierz ikonkę Plik Tekstowy. (Jeśli używasz bardzo nowej wersji Office, szukaj tam guzika "Nowe źródło danych -> Z pliku -> Plik Tekstowy").
3. Wskaż swój plik (np. Klienci.txt) i kliknij OK.
4. Otworzy się Kreator Importu:
   • Krok 1: Wybierz format Rozdzielany (Delimited).
   • Krok 2: Upewnij się, że rozdzielacz to Tabulator. Koniecznie zaznacz ptaszkiem opcję "Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól".
   • Krok 3: Możesz opcjonalnie zmienić typ danych dla wybranych kolumn (np. Datę, Liczby Całkowite).
   • Krok 4 (Klucze): Ten krok to game-changer. Access zaproponuje Ci, że sam stworzy klucz (identyfikator), ale zazwyczaj matura podrzuca Ci już gotową kolumnę, która robi za id (np. ID_Klienta). Zaznacz więc "Wybierz własny klucz główny" i wskaż tę kolumnę!

Po kliknięciu "Zakończ", powtórz proces dla wszystkich plików TXT z folderu.

2. Tworzenie Relacji

Gdy wszystkie tabele świecą się po lewej stronie w widoku obiektów, Access nadal widzi je jako kompletnie niepowiązane byty.

Aby złożyć je do kupy, wchodzimy w zakładkę Narzędzia Bazy Danych (Database Tools) -> Relacje (Relationships).

W nowym oknie (pustym polu, niczym na stół do układania puzzli):

1. Przeciągnij wszystkie swoje tabele z lewego paska na środek (albo zaznacz je w oknie "Dodawania Tabel").
2. Twoim zadaniem jest znalezienie pasujących do siebie kolumn (Klucz Główny z tabeli 1 = Klucz Obcy z tabeli 2) i narysowanie między nimi kreski.
3. Chwytasz myszką kolumnę ID_Klienta w tabeli Klienci i przerzucasz ten "kabelek" na pole IdKlienta (czasem nazwa jest bez spacji lub podłogi) w tabeli Zamowienia.
4. Pokaże się okno - wystarczy nacisnąć OK (lub Utwórz). Dla zadań maturalnych nie ma aż tak krytycznego wymogu zaznaczania opcji "Wymuszaj więzy integralności", ale w pracy zawodowej to podstawa.

W ten sposób z małych rozsypanych klocków zbudowaliśmy właśnie potężną, powiązaną Sieć, gotową na nasze Kwerendy!